Порядок проведения инвентаризации имущества

   В условиях конкуренции на рыночном пространстве, организациям приходится наращивать объемы продаж, следовательно, и основные средства — имущество организации, позволяющее качественно и быстро оказывать услуги. В связи с этим, появляется и необходимость осуществлять контроль состава  имущества юридического лица, а вот здесь, без инвентаризации уже не разобраться. Сложности в проведении процедуры инвентаризации возникают во многом из-за большого объема законов, подзаконных актов, которые регулируют данный вопрос.

   Вот и мы, Адвокатское бюро «Кацайлиди и партнеры», сегодня, предварительно подготовившись и вооружившись необходимыми формами, окончили инвентаризацию в своем офисе по адресу: г. Екатеринбург, пер. Отдельный, д. 5. В связи с этим готовы и Вам предложить свою юридическую помощь в проведении процедуры инвентаризации на Вашем предприятии.

Случаи проведения инвентаризации

   Информируем Вас о том, для чего необходима данная процедура:

• обеспечение достоверности бухгалтерского учета
• необходимость провести оценку или переоценку имущества
• при смене собственника или материально-ответственного лица в организации
• при передаче имущества в аренду, продаже

Порядок проведения инвентаризации имущества

   Инвентаризация проводится на каждом предприятии (в каждой организации) в целях выявления количества имущества, принадлежащее им либо выявления недостачи на предприятии. Порядок проведения закреплен в специальных приказах и методических рекомендациях, установленных законодательством.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

1. Собирается комиссия для проведения, которая называется инвентаризационной. В состав комиссии включаются работники организации (бухгалтера, экономисты, инженеры, техники, в ином случае юристы). Если в компании присутствует аудитор, то он тоже непосредственно включается в комиссию, либо некоторые организации привлекают аудиторские службы для проведения инвентаризации. После назначения и оглашения состава комиссии, руководитель организации утверждает соответствующий приказ о составе.
2. Получение инвентаризационных документов прошлой проверки. До того как приступить к делу, комиссией должны быть получены документы прошлой проверки (приходные и расходные документы, отчёты о движении денежных и материальных средств). Состав комиссии запрашивает документы для того, чтобы знать сколько было остатков имущества и приходов за последнею инвентаризацию.
3. Фактическое определение имущества. После получения нужных документов, комиссия начинает заниматься самой проверкой. Проверка при наличии имущества осуществляется в форме подсчета, взвешивания, обмера (например, при проведении инвентаризации в ресторанном бизнесе всю посуду необходимо подсчитывать). Если имущество тяжелое или крупное, то привлекают специальную рабочую силу (например, большие коробки с вложениями тяжелыми грузами). Всё количество (а также вес, размеры, если необходимо)  имущества записывается в специальных описи, либо некоторые записывают пока на листок во избежание помарок в документах, затем все записи сравнивают и переносят в описи.
4. Окончание инвентаризации и оформление документов проверки. После окончания проведения, состав комиссии заполняет соответствующие описи и каждый член комиссии расписывается в её проведении.  Результаты проведения оформляются актами проведения комиссии и регистрируются в специальной книге учета. Адвокатское бюро «Кацайлиди и партнеры» может помочь Вам сделать все правильно и в срок.

Документальное оформление результатов инвентаризации

    В ходе проведения самой проверки заполняются и составляются различные документы, например  инвентаризационные описи, ведомости, приказы руководителя, книга контроля проведения инвентаризации, но все эти документы оформляются в период проведения.

По окончанию проверки и подведения результатов оформляются следующие документы:

• Акт правильности проведения инвентаризации. В акте отражается когда была проведена проверка и каким составом, и её результаты (например, отражается количество имущества, его сумма).
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации. Сличительная ведомость также является окончательным документом, в ней отражается сколько имущества находится в недостаче и излишке по количеству, то есть она приводит сравнительную характеристику имущества.
• Ведомость результатов. Также помимо сличительной ведомости, оформляется простая ведомость о результатах проверки, в ней отражаются также недостачи и излишки имущества, выявленные в ходе проведения, а также установление порчи имущества.

   Это все вышеперечисленные основные документы для оформления результатов. Все результаты на основании законодательства регистрируются в специальной книге учета контрольных проверок, которая должна иметься в наличии у предприятий (организаций).

Сроки проведения инвентаризации

   Сроки проведения закреплены законодательством в специальных законах и рекомендациях, но могут и устанавливаться самими организациями в специальных локальных нормативных актах, которые основному законодательству противоречить не будут. Для каждой инвентаризации закреплены свои сроки, смотря  какое имущество подлежит проверке и в какой ситуации. Например, при случаи кражи, ограбления и иного стихийного бедствия на производстве инвентаризация проводится незамедлительно.

   При инвентаризации денежных и материальных средств она проводится — 1 раз в месяц, инвентаризация основных средств — 1 раз в два-три года, инвентаризация кредиторов и дебиторов-не менее 2-х раз в год и т. д. Всю информацию можно посмотреть в специальных методических указаниях о проведении инвентаризации исходя из ситуации.

Проверка проведения инвентаризации

   При проведении инвентаризации могут производится проверки, например, при наличии ошибок в описях (например, не схождение имущества по факту) и также после окончания инвентаризации может производится контрольная проверка на оценку правильности проведения инвентаризации.

   В составе комиссии всегда назначают материально ответственных лиц, которые отвечают за правильное проведение инвентаризации, так в случае обнаружения ошибок в описях, лица должны незамедлительно сообщить об этом вышестоящему руководству, на основании чего будет произведена проверка (например, пересчёт имущества, которое оказалось меньше по факту). Вновь созданная комиссия будет производить проверку на правильность либо нет указанных фактов, а также устранение ошибок в случае их обнаружения.

Последствия нарушения порядка проведения инвентаризации

   Последствия в ходе проведения инвентаризации и выявления нарушений могут быть разными. Например, если в ходе собрания состава комиссии для проведения инвентаризации будет отсутствовать хотя бы один член комиссии, то результат такой инвентаризации могут признать недействительным.

   Также могут возникнуть другие различные последствия из-за разных нарушений, например:

• Порядок и сроки проведения инвентаризации не закреплены в локальных нормативных актах компании, а также отсутствует приказ о назначении комиссии-это всё является последствием не проведения инвентаризации, так как нет информации и оснований для её проведения.
• Нарушения в заполнении инвентаризационных документах, например, помарки, неверное исправление ошибок, допущение ошибок-всё это является основанием для пересчета имущества либо оспорения результатов инвентаризации.
• Нарушение порядка доступа в помещение для проведения подсчета, взвешивания при инвентаризации, например доступ в складские помещения, торговые помещения и залы, офисы. На основании специальных положений, если инвентаризация проводится несколько дней подряд, то вход в помещения должен быть опечатан и никто без членов комиссии и материально ответственных лиц не вправе туда входить-это может стать основанием оспорения результатов инвентаризации и привести к другим более грубым нарушениям.

   Инвентаризация должна быть проведена тщательно и в соответствии с законом. Независимая инвентаризация с привлечением нашей организации — Адвокатское бюро «Кацайлиди и партнеры» позволяет избежать ряд проблем (заниженные цены, работники организации могут не понимать важность и ценность инвентаризации и т.д.), не соответствие фактического состава имущества отражению в документах, нарушение процедуры оформления инвентаризационной описи и соответствующего приказа о проведении инвентаризации.

   Приглашение специалиста со стороны позволит предотвратить хищение имущества работниками организации. Мы готовы как непосредственно участвовать в проведении у Вас инвентаризации, так и в дистанционном порядке путем дачи соответствующих консультаций и оформлению документов.